建筑行业档案整理解决方案
 
(1)收集文件材料:收集是档案整理工作的首要程序,根据有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在单位各部门和个人手中的文件材料加以交清、聚集的工作。
(2)确定归档范围:根据工程档案归档范围,对收集到的文件材料进行甄别,剔除不属于归档范围的文件材料,对属于归档范围的文件材料进行整理。
(3)保管期限的划分:根据文件材料自身所具有的价值,确定文件材料存留的年限。
(4)分类:根据档案性质、内容特点和相互之间的联系把档案分成一定的类别,从而使单位全部档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级系统。
(5)组卷:就是在分类的基础上,按照文件材料的形成规律和有机联系,根据一定的原则和方法,以卷、册等形式组成一组能够表达一个相对独立概念的文件集合体—案卷。
(6)排列卷内文件:就是按照文件的形成规律和必然联系,系统地、有规则地进行排放,确定每份文件在卷内的恰当位置。
(7)拟写案卷题名:根据案卷的实际内容,给它一个恰当的标注。案卷题名应简明准确地揭示卷内文件材料的内容。
(8)复查定卷:对已组成的案卷进行全面审查复核,对不符合规范要求的及时予以纠正,以确保案卷质量。
(9)编制页号:以卷为单位,按照卷内文件的排列顺序,从首页开始依次编写流水号。
(10)复制不耐久材料:对永久、长期保管案卷内的文件材料逐件进行审查,凡属于不耐久字迹材料的要全部进行复制,以延长档案的寿命。
(11)填写卷内目录:卷内目录是介绍卷内文件内容,提供检索的工具。其项目有:序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注。
(12)填写卷内备考表:备考表介绍案卷情况以备查考作用。其项目有:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、互见号。
(13)书写案卷封面:案卷封面是档案的门面,要写得清楚、整洁、给人以醒目、清新之感,要求打印案卷封面。如同一种内容或表格材料较多、形成多卷的,案卷题名要用部位或时间段标注以作区分,不能出现同样的案卷题名。外文题名应译成中文。
(14)装订案卷:
①案卷内各部分材料排列顺序:案卷封面—卷内目录—文件材料—卷内备考表。
②拆除金属物:装订前要拆除文件上的订书针、大头针、回形针等全部金属物。
③修整文件:为了使装订好的案卷整齐划一,对破损文件要进行修整裱糊,对小于A4幅面的要托裱或粘贴在A4大小的纸张上。
④装订位置:一般位于左侧,将文件下边和右边取齐,用棉线采用“三孔一线”的方法装订。
⑤装订要求:做到不漏页、不压字、不倒页、不破损文件、不妨碍阅读及整齐、美观、结实。
⑥图纸折叠:图纸应统一折叠成手风琴式的A4型幅面(297mm×210mm),注意标题栏漏在右下角。
(15)排列案卷:案卷全部装订完毕后,分类方案对案卷进行系统排列。要坚持成套性的原则,从总到分、从大到小、从先到后进行排列,做到“分类方案”、“排列”、“档号”三对应。
(16)编制案卷档号:在档案整理过程中对档案的编号,即对档案进行分类、组卷、排列后所编制的顺序号。在一类内不得出现重复档号。
(17)装盒上架:将整理好的案卷装入卷盒。案卷排架时,应从库房入口开始,以面对方向从左至右,从上到下,按照“排(列)--组—节”的顺序,依次把档案排列上架。
(18)编制检索目录:档案检索目录的构成按外封面、内封面、立卷说明、案卷目录、卷内目录顺序依次排列。外封面:即塑料目录夹,其正面要显示全宗名称、大类名称或小类名称、保管期限、目录顺序号。内封面:内容与外封面一致。立卷说明、案卷目录排在立卷说明之后,卷内目录排在对应的案卷目录之后。
(19)编写立卷说明:就是要简要阐述立卷情况。主要内容有档案类目设置、排列、数量及需要说明的情况。